Conform Biroului de evidente al SUA, in teritoriul Statelor Unite opereaza peste 5000 de agentii de colectare. Una dintre acestea este si agentia Urban si Asociatii. care opereaza in statul NY. Pentru a gasi una potrivita tipului de afacere pe care o detin, creditorii trebuie in primul rand sa stabileasca niste mijloace clare de evaluare a performantelor agentiilor de colectare.

Majoritatea firmelor evalueaza agentiile prin compararea numarului de conturi deschise (dosare) cu volumul incasat.Procedura poate parea simpla, dar exista diversi factori care pot afecta decizia unui creditor in inaintarea de dosare catre o anumita agentie.

Brian Grifin, director general al diviziei de incasari a institutului tehnic Lincoln din Plymouth Meeting, Pa., dupa ce a operat cu imprumuturi pentru studenti la nivel intern, le-a directionat catre 4-5 agentii de colectare. El evalueaza volumul recuperarilor pe o perioada definite de timp, cat si media/dosar.

Grifin a notat ca este importanta examinarea procentului de dosare in care se incaseaza, raportat la intreg portofoliul.

“Nu sunt importanti doar banii incasati ca si volum, ci si care este numarul de dosare pe care agentia le transforma in dosare recuperate a spus el. ”Acest lucru ajuta la stabilirea caror agentii sunt mai performante si catre care merita sa trimiti mai multe dosare.”

In prezentul climat economic, este din ce in ce mai frecventa situatia in care agentia accepta o plata partiala din partea unui client, ceea ce, spune Griffin, ca a dus la schimbarea asteptarilor creditorilor cu privire la rata lichidarii conturilor. “Ei stiu ca toti sunt in aceeasi situatie, astfel ca in acest moment este o lupta prin care se hotaraste cine incaseaza mai multi bani.”

Christine Montgomery, director de credite si colectare al ARS Rescue din Memphis, Tenn., a spus ca firma ei are 2 criterii de evaluare:

1. performanta in colectare, indiferent de vechimea dosarului;

2. portofoliul clar si colectarile

Primul criteriu examineaza performantele bazandu-se pe cati bani au fost dati la recuperare si cati s-au incasat efectiv. De exemplu, daca un creditor da la recuperare 100 $ si i se colecteaza toti banii, atunci nivelul de performanta ar fi 100%.

Cu toate acestea, daca agentia de colectare si consumatorul negociaza plata unui debit de 80$, nivelul de performanta ar fi la 80%.

Al 2-lea criteriu masoara numarul exact de $ inaintati spre recuperare versus procentul de $ colectati.

In afara de analiza acestor cifre, creditorii fac o vizita agentiei de colectare, pentru a verifica stilul acesteia, modul in care este condusa si cultura sa organizationala, si pentru a vedea cum functioneaza sistemul.

“Esti pe etajul de la colectare, deci poti fi martorul nivelului de profesionalism al angajatilor,” a spus Griffin. “Le poti monitoriza performantele de la distanta, dar [ca si vizitator] vezi exact modul in care coordoneaza agentia la fata locului.”

Montgomery a fost de acord ca vizitarea agentiei da creditorilor sansa sa vada exact tacticile de colectare intrebuintate. “Daca ma lasa pe etajul lor, pot vedea cum se poarta colectorii cu clientii nostri,“ a spus ea. ”Pentru mine, aceasta este o indicatie directa asupra modului de manageriere a echipei. O agentie bine coordonata, cu obiective clare este imteresanta pentru mine ca si creditor, pentru ca vreau sa vad ca agentia isi doreste sa ma pasteze ca si client.”

Multi creditori evalueaza echipa de management al colectarii prin prisma modului de a comunica si interactiona cu clientii si dupa cum raspund la solicitarile acestora.

In plus, creditorii ar trebui sa fie atenti la cat de bine respecta o agentie reglemantarile si legile din domeniu. Agentiile care cunosc bine legea tin la imaginea clientilor lor, atunci cand disuta cu debitorii.

“Una e sa ai ceva mentionat in contract, si cu totul altceva sa fii sigur ca asta se si intampla,” a spus Griffin.

Institutul etnic Lincoln evalueaza si gradul de intelegere al agentiilor fata de tipul de creante colectate, care poate contribui la economisirea de timp si la reducerea costurilor administrative. De exemplu, dosarele cu imprumuturi pentru studenti au un anumit specific pe care, daca il cunosti, iti poate usura munca foarte mult.

“Pentru mine este important ca ei sa inteleaga problemele reglatorii ce inconjoara debitul,” spune Griffin.

Cu toate acestea uneori creditorii prefera ca si colectorii terte parti sa aiba o vasta experienta in mai multe tipuri de dosare, nu doar pe un anumit domeniu.

“Colectorul este expus mai multor experiente lucrand pe mai multe tipuri de cazuri,” a spus Montgomery. “Ei pot aplica strategii pe care le-au invatat cu alte ocazii in dosarele mele”.

ARS Rescue cauta si agentii care ofera accesul online clientilor la dosaele pe care le au la agentia respectiva, pentru a urmari evolutia cazurilor. Acest aspect este foarte important pentru clienti.

Desi sunt multe mijloace de cunatificare aperformantelor unei agentii, mentinerea unui canal de comunicare permanent deschis este un criteriu esential pentru client in relatia cu agentia.


Urban I. Iulian
colector de debite
member of American Lawyers Quarter
member of International Association of Commercial Collectors
member of Aca International
member of International Bar Association